Legalne zatrudnienie cudzoziemca spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii (tzw. państwa trzecie) wymaga od pracodawcy dokładnego zweryfikowania zarówno statusu pobytowego, jak i uprawnienia do wykonywania pracy przez daną osobę. Poniżej przedstawiamy kluczowe dokumenty i procedury.
Dokumenty potwierdzające prawo do pobytu i pracy
Pracodawca ma obowiązek sprawdzić i przechowywać w aktach osobowych kopię ważnych dokumentów cudzoziemca. Są to:
Paszport – ważny dokument podróży:
- wiza – wpisana do paszportu (np. wiza krajowa typu D lub Schengen typu C). Wiza musi być ważna i uprawniać do wjazdu na terytorium Polski;
- karta pobytu – wydana przez wojewodę (zezwolenie na pobyt czasowy, stały lub rezydenta długoterminowego UE). Należy sprawdzić termin ważności oraz adnotację;
- dokumenty legalizujące pobyt specjalny – dotyczące ruchu bezwizowego (np. dla obywateli Ukrainy czy Gruzji) lub statusy specjalne (np. Ochrona Międzynarodowa/Uchodźca).
Pracodawca musi upewnić się, że pobyt nie dobiega końca w trakcie wykonywania pracy oraz że cel wydania wizy/karty pobytu nie wyklucza podjęcia zatrudnienia.
Dokumenty uprawniające do wykonywania pracy to dokumenty, które pracodawca musi uzyskać dla cudzoziemca lub na podstawie których cudzoziemiec może pracować bez zezwolenia. Są nimi:
- zezwolenie na pracę (typ A, B, C, D, E) – najczęściej stosowane jest zezwolenie typu A (praca na terytorium RP);
- wniosek o wydanie zezwolenia na pracę – składany przez pracodawcę do Wojewody właściwego dla miejsca siedziby lub zamieszkania pracodawcy;
- projekt umowy (podpisany przez pracodawcę i cudzoziemca lub jego podpisane tłumaczenie);
- dokumenty rejestrowe pracodawcy – aktualny odpis z KRS lub CEIDG.
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi musi zostać wpisane do rejestru oświadczeń przez Powiatowy Urząd Pracy (PUP). Dotyczy uproszczonej procedury dla obywateli 6 krajów (Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina – czasowo dla Rosji i Białorusi są ograniczenia).
Pracodawca ma obowiązek powiadomić PUP o podjęciu/niepodjęciu pracy w wymaganym terminie!
Dokumenty kadrowe również mają znaczenie
Niezależnie od procedury legalizacji pracy, pracodawca musi zadbać o standardowe dokumenty kadrowe, jak:
- umowa pisemna – o pracę lub cywilno prawna, której kopia z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca musi zostać mu przekazana przed rozpoczęciem pracy;
- zgłoszenie do ZUS – w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy;
- kopia dokumentu legalizującego pracę – wydane zezwolenie lub oświadczenie.
W przypadku zatrudniania obywateli Ukrainy obowiązują specyficzne, często zmieniane regulacje związane z konfliktem zbrojnym (np. ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy), które upraszczają procedury, zwalniając z wymogu zezwoleń.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma skompletowała wszystkie dokumenty niezbędne do legalnego zatrudnienia obcokrajowca, zgłoś się do ADKINS – doskonale znamy specyfikę tego zagadnienia i świadczymy kompleksową pomoc dla pracodawców.
Zajrzyj już dzisiaj na adkins.pl!